Kantoor aan huis: wanneer zijn de kosten aftrekbaar?
Een werkkamer op zolder, een kantoor in de aanbouw of een aparte ruimte naast de woning. Voor veel ondernemers is werken vanuit huis praktisch én voordelig. U hoeft geen aparte kantoorruimte te huren, heeft nauwelijks reistijd en kunt flexibel werken.
Maar hoe zit het fiscaal? Mag u de kosten van uw kantoor aan huis zomaar aftrekken van de winst?
Het korte antwoord: meestal niet. De Belastingdienst stelt duidelijke voorwaarden aan een werkruimte in de eigen woning. We leggen uit waar u rekening mee moet houden.
Mag u zomaar een kantoor aan huis beginnen?
Voordat u een ruimte in huis inricht als kantoor, is het verstandig om eerst te kijken naar de regels van uw gemeente. In het omgevingsplan staat welke activiteiten op uw adres zijn toegestaan.
Een gemeente kan bijvoorbeeld voorwaarden stellen aan het gebruik van de woning voor zakelijke activiteiten. Denk aan het behouden van de woonfunctie en het voorkomen van overlast voor omwonenden.
Via het Omgevingsloket kunt u nagaan welke regels voor uw adres gelden.
Wanneer is een kantoor aan huis fiscaal aftrekbaar?
Dat u van de gemeente vanuit huis mag ondernemen, betekent nog niet automatisch dat u de kosten van uw werkruimte fiscaal mag aftrekken.
Daarvoor kijkt de Belastingdienst onder andere naar twee belangrijke punten: is de werkruimte zelfstandig en verdient u voldoende inkomen vanuit deze werkruimte?
1. Is uw werkruimte zelfstandig?
Een werkruimte moet duidelijk losstaan van het privédeel van uw woning. In feite moet u de ruimte ook aan iemand anders kunnen verhuren zonder dat diegene gebruik hoeft te maken van de rest van uw woning.
Daarbij wordt bijvoorbeeld gekeken naar:
- een eigen ingang of opgang;
- eigen sanitaire voorzieningen;
- de mogelijkheid om de ruimte zelfstandig te gebruiken.
Een bureau in de woonkamer, werken aan de keukentafel of een slaapkamer die u zowel zakelijk als privé gebruikt, kwalificeert daarom meestal niet als zelfstandige werkruimte.
Heeft u bijvoorbeeld een kantoorruimte in een aanbouw met een eigen entree en eigen sanitair? Dan kan de beoordeling anders uitvallen.
2. Verdient u voldoende vanuit uw werkruimte?
Naast de inrichting van de ruimte is ook belangrijk waar u uw inkomen verdient.
Heeft u ergens anders ook een werkruimte? Dan moet u minstens 70% van uw totale inkomen uit werk in deze werkruimte verdienen.
Het is dus belangrijk om niet alleen naar de ruimte zelf te kijken, maar ook naar waar u uw werkzaamheden uitvoert.
Welke kosten kunt u aftrekken?
Voldoet uw werkruimte aan de voorwaarden? Dan kunnen bepaalde kosten die samenhangen met de werkruimte fiscaal aftrekbaar zijn.
Denk bijvoorbeeld aan:
- energie;
- schoonmaak;
- onderhoud;
- verzekeringen;
- inrichting van de werkruimte.
Welk bedrag u precies kunt aftrekken, is afhankelijk van uw persoonlijke situatie en de verhouding tussen zakelijk en privégebruik.
Voor zakelijke hulpmiddelen, zoals een computer, beeldscherm of printer, gelden de normale fiscale regels. Deze kosten kunnen vaak ook aftrekbaar zijn wanneer de werkruimte zelf niet als zelfstandige werkruimte kwalificeert.
Extra aandacht bij een koopwoning
Heeft u een eigen woning? Dan is het verstandig om extra goed naar de fiscale gevolgen te kijken.
In sommige situaties kan een deel van de woning tot het ondernemingsvermogen worden gerekend. Dat kan fiscaal aantrekkelijk zijn, maar er kunnen ook nadelen aan zitten. Bij beëindiging van uw onderneming kan bijvoorbeeld een fiscale afrekening ontstaan over een eventuele waardestijging van het zakelijke gedeelte.
Een keuze die nu voordelig lijkt, kan dus later andere fiscale gevolgen hebben. Laat daarom vooraf beoordelen wat in uw situatie verstandig is.
Een werkkamer is niet automatisch aftrekbaar
De belangrijkste misvatting rondom een kantoor aan huis is dat iedere zakelijke werkplek in de woning aftrekbaar is. Dat is helaas niet zo.
Vooral het zelfstandige karakter van de ruimte is belangrijk. Een gewone werkkamer, zolderkamer of thuiswerkplek die onderdeel blijft van de woning voldoet vaak niet aan de fiscale voorwaarden.
Toch betekent dit niet dat er helemaal geen zakelijke kosten aftrekbaar zijn. Apparatuur en andere kosten die rechtstreeks met uw onderneming samenhangen, kunnen bijvoorbeeld wel voor aftrek in aanmerking komen.
Twijfelt u over uw kantoor aan huis?
Iedere situatie is anders. De inrichting van uw werkruimte, uw werkzaamheden, de plek waar u uw inkomen verdient én het type woning kunnen allemaal invloed hebben op de fiscale beoordeling.
