Klachtenregeling

Algemeen

Deze klachtenregeling heeft als doel klachten van relaties (intern en extern) van HTB accountants & adviseurs op een zorgvuldige manier te behandelen.

Indiening en registratie klacht

Voor minder ernstige klachten word je verzocht te overwegen deze eerst telefonisch of in een persoonlijk gesprek met uw contactpersoon te bespreken, om te kijken of er op die manier een oplossing gevonden kan worden. Indien jouw klacht juist de contactpersoon betreft kun je ook contact opnemen met de directie van HTB accountants & adviseurs.

Bij ernstige klachten, of indien je de klacht niet mondeling wenst te bespreken, of indien mondeling overleg niet het door jouw gewenste resultaat oplevert, kun je de klacht via het klachtenformulier omschrijven en ter attentie van de directie van HTB accountants & adviseurs versturen.

Eventueel kun je de klacht telefonisch doorgeven, waarbij een medewerker van onze organisatie het formulier invult. Je zult dan gevraagd worden (per post of per e-mail) het formulier te ondertekenen ter bevestiging dat de klacht juist is omschreven.

Verantwoordelijkheden rond behandeling

Bij schriftelijk ingediende klachten wordt de directie van HTB accountants & adviseurs altijd ingelicht. De directie zal hetzij de klacht zelf behandelen hetzij in ieder geval toezien op de afhandeling ervan. Bij ernstige klachten rond opdrachten wordt een niet bij die opdracht betrokken accountant (indien nodig van buiten onze organisatie) aangewezen als verantwoordelijke voor de behandeling van de klacht.

Dit zal in ieder geval gebeuren bij klachten rond de zogenaamde assurance-opdrachten (opdrachten waarbij (enige vorm van) controle wordt verricht en waarbij hierover door ons een rapportage is afgegeven) en ook wanneer de klacht onze kwaliteitsbeheersing (aspecten rond integriteit, objectiviteit, geheimhouding, deskundigheid en zorgvuldigheid, en professioneel gedrag) of vaktechnische aspecten betreft.

Verloop behandeling klacht

Aan de hand van het ingevulde klachtenformulier en het horen van de betrokkenen binnen HTB accountants & adviseurs zal een zo goed mogelijk beeld worden gevormd van de inhoud van en situatie rond de klacht. Het kan zijn dat je in de loop van de procedure gevraagd wordt een nadere schriftelijke toelichting op de klacht te geven.

Vervolgens zal de directie, indien van toepassing in overleg met de externe accountant of andere deskundige(n), besluiten over jouw klacht, en je van dit besluit schriftelijk op de hoogte stellen. Indien je geheel of gedeeltelijk in het gelijk wordt gesteld wordt bekeken of een vorm van schadeloosstelling en/of andere genoegdoening op zijn plaats is, en of en zo ja welke maatregelen er intern kunnen worden genomen om herhaling van het probleem te voorkomen.

Wij streven ernaar uiterlijk binnen 2 weken na ontvangst van een klacht inhoudelijk te reageren; indien dit niet lukt word je ingelicht over de reden van het uitstel, en wordt een schatting gegeven binnen welke termijn de directie wel denkt met een reactie te kunnen komen.

Tot slot

Wij hopen uiteraard dat wij jouw klacht op een voor jou bevredigende wijze kunnen oplossen. Het kan echter zijn dat de reactie van ons kantoor je niet tevreden stelt. Indien we er ook na nader overleg niet uitkomen, kun je je eventueel wenden tot de Accountantskamer te Zwolle voor het aanhangig maken van een tuchtzaak.