Wat te doen bij dubieuze debiteuren?
Wanneer u een verkoopfactuur stuurt, gaat u ervanuit dat uw klant netjes binnen de betalingstermijn betaald. Alleen soms wordt zo’n factuur te laat of zelfs helemaal niet betaald. Deze (nog) niet betaalde facturen kunnen worden aangemerkt als ‘dubieuze debiteuren’. Hoe werkt dat?
Openstaande verkoopfacturen kunnen worden aangemerkt als dubieuze debiteur wanneer u niet zeker weet of u het geld nog gaat ontvangen van de klant. Uw twijfel is waarschijnlijk terecht als de factuur nog steeds niet betaald na het herhaaldelijk sturen van betalingsherinneringen, wanneer de klant in financiële problemen verkeert of als hij of zij niet meer reageert wanneer u probeert contact op te nemen via telefoon, e-mail of post.
U kunt de openstaande verkoopfacturen gedurende het jaar of bij het opstellen van de jaarrekening aanmerken als dubieuze debiteur. Dan kiest u ook meteen wanneer de administratieve verwerking van deze dubieuze debiteur plaats vindt in uw administratie.
Administratieve verwerking
Er zijn verschillende opties hoe dubieuze debiteuren verwerkt kunnen worden in uw administratie.
• Er kan een voorziening voor dubieuze debiteuren worden opgenomen op de balans wanneer er nog geen zekerheid is dat de verkoopfactuur voldaan wordt. Zo wordt er een bedrag gereserveerd waarvan wordt verwacht wat niet meer ontvangen gaan worden.
• De openstaande verkoopfactuur wordt direct afgeboekt als verlies in de administratie. Dit kan pas zodra er voldoende actie is ondernomen om het geld te ontvangen, als er een redelijke termijn is verstreken na de oorspronkelijke factuurdatum (bijvoorbeeld 1 jaar) en zeker is dat de verkoopfactuur niet meer betaald gaat worden (bijvoorbeeld bij een faillissement).
Btw-teruggave
Wanneer een verkoopfactuur ‘oninbaar’ wordt, kan de eerder afgedragen btw worden teruggevraagd. Dit kan pas 1 jaar na het verstrijken van de betalingstermijn via de btw-aangifte. In de aangifte wordt het bedrag van de oninbare verkoopfactuur in mindering gebracht op de oorspronkelijke aan te geven omzet en te betalen btw. Op deze manier ontvangt u de eerder afgedragen btw weer terug.
Heeft u hulp nodig bij het verwerken van de dubieuze debiteuren in uw administratie? Neem dan contact op met uw HTB-adviseur.